-amthanh-anhsang-sukien-a-chau

Những điều cần lưu tâm trong tổ chức sự kiện

Những điều cần lưu tâm trong tổ chức sự kiện là một bài viết ngắn, chia sẻ kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Chỉ ra những điều cần lưu tâm nhất của một sự kiện mà người tổ chức sự kiện cần phải chú ý đến nó, nếu không sẽ hỏng hết một sự kiện.

Những điều cần lưu tâm trong tổ chức sự kiện

1.Ánh sáng

  • Ánh sáng trong tổ chức sự kiện- Cùng với âm thanh, ánh sáng trở nên rất quan trọng đối với sự kiện.
  • Nó là công cụ và tác động có hiệu quả vào môi trường, tạo nên tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với các hoạt động sự kiện khác nhau.
  • Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng trong và ngoài phòng họp vừa phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vừa mang tính nghệ thuật.

Hệ thống ánh sáng thường chia thành 3 loại sau:

  • Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện, bao gồm ánh sáng trắng, ánh sáng màu, tạo phong cảnh và ánh sáng chuyển động.
  • Để tạo được sánh sáng này cần phải có những thiết bị chuyên dụng đặc biệt như đèn chiếu, đèn laser, đèn tròn quay….
  • Ánh sáng bảo vệ, gồm hệ thống đèn với cường độ sáng thích hợp bảo vệ phòng hội nghị và khu vực sự kiện vào các đêm trong thời gian diễn ra sự kiện.
  • Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động sự kiện như các hoạt động dịch vụ, lắp dựng thiết bị, phục vụ sinh hoạt của khách tham dự và cán bộ, nhân viên công ty trong thời gian diễn ra sự kiện.
  • Nhà tổ chức phải hình dung được toàn bộ sự kiện, từng vị trí yêu cầu ánh sáng như thế nào. Đăc biệt là sân khấu đòi hỏi ánh sáng với từng hoạt động sự kiện, trong phòng họp, ngoài tiền sảnh, trong tiệc chiêu đãi….Từ đó mà trang bị các thiết bị cho phù hợp.
  • Nhà tổ chức phải có hợp đồng chi tiết với các nhà cung cấp dịch vụ ánh sáng. Những nhà cung cấp các dịch vụ chuyên biệt như sân khấu, trang trí nội thất, kho bãi…
Ánh sáng trong sự kiện và những vấn đề cần lưu ý
Ánh sáng trong sự kiện và những vấn đề cần lưu ý
  • Bảo dịch vụ trọn gói, trong đó có ánh sáng. Các nhà tổ chức cần chú ý là mặc dù bên cung ứng, cung cấp dịch vụ trọn gói song không bao giờ thích hợp hoàn toàn với yêu cầu sự kiện.
  • Sự kiện muôn hình muôn vẻ, ánh sáng là một công cụ tạo bầu không khí sự kiện. Vì vậy yêu cầu nhà tổ chức cung cấp phải có thiết kế chi tiết và thiết bị cụ thể.
  • Những cán bộ, nhân viên phụ trách theo dõi công việc chuẩn bị này phải thường xuyên kiểm tra tiến độ.
  • Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng âm thanh, ánh sáng:
  • Đối với mọi chi phí phát sinh cho sân khấu, âm thanh, ánh sáng hay hình ảnh, nhà tổ chức phải đảm bảo nhận được bản sửa đổi chi phí viết tay chi tiết được chấp nhận của các bên liên quan.
  • Không bao giờ chấp nhận việc thay đổi chi phí bằng lời nói.

2.Âm thanh trong tổ chức sự kiện.

  • Hầu như tất cả các sự kiện đều cần có âm thanh, âm thanh cũng là một phương tiện truyền thông tin. Có rất ít sự kiện không có âm thanh.
  • Âm thanh là một trong những tác nhân kích thích vào môi trường không gian sự kiện, tạo bầu không khí cho sự kiện.
  • Các nhà tổ chức cần chú ý bố trí không gian cho các thiết bị và hoạt động âm thanh.

2.1:Ngôn ngữ trong sự kiện

  • Nhà tổ chức cần xác định ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện. Dùng một hay một số ngôn ngữ khác nhau.
  • Tùy theo đối tượng khách mời mà quyết định ngôn ngữ nào cho phù hợp. Ngôn ngữ phù hợp sẽ mang lại kết quả cao cho sự kiện.
  • Cần bố trí vị trí thích hợp cho công ty phụ trách âm thanh. Họ có những thiết bị chuyên dụng như máy nhắc từ xa, các camera quay trực tiếp.
  • Vị trí của họ có thể ở ngoài phòng họp, một số hoạt động của họ ở vị trí phía trên hay phía trước sân khấu.
  • Sẽ tốt hơn cả nếu các phần âm thanh, hình ảnh, ánh sáng được thực hiện bởi các nhà cung cấp riêng biệt.
Âm thanh, ánh sáng là những điều cần lưu tâm trong tổ chức sự kiện
Âm thanh, ánh sáng là những điều cần lưu tâm trong tổ chức sự kiện
  • Ngược lại, nếu không như vậy thì nhà tổ chức phải xác định rõ việc gì làm trước, việc gì làm sau, những công việc nào có thể làm đồng thời.
  • Ngoài ra, phải bố trí thời gian để cho các bộ phận, các nhà cung cấp diễn tập.
  • Yêu cầu xác định rõ thời gian khi nào diễn tập và diễn tập bao lâu.
  • Phải đảm bảo có đủ không gian cho việc diễn tập diễn ra.
  • Các vũ công cần thời gian cho việc tập luyện, những người dẫn chương trình cần học thuộc lời và các nhân viên quay phim cần thời gian kiểm tra cảnh quay.
  • Mọi việc đều phải được diễn ra trên sân khấu một cách hài hòa giống bất kỳ một chương trình trực tiếp nào.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *