Tổ chức điều hành các hoạt động của sự kiện

Tổ chức điều hành các hoạt động của sự kiện

1: Tổ chức khai mạc sự kiện

1.1: Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện

  • Các nọi dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao gồm:
  • Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách ( các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện ).
  • Phân công nhóm đón tiếp khách.
  • Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện.
  • Chuẩn bị đội ngũ lễ tân.. ( nếu cần thiết trong việc đón khách )
  • Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách
  • Đón tiếp khách.
  • Kiếm tra thông tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến với sự kiện.
  • Với các khách đặc biệt ( theo kế hoạch ) phân công người đi kèm hướng dẫn.
  • Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện.
  • Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách
  • Hướng dẫn khách đăng ký thông tin
  • Phát tài liệu, quà cho khách
  • Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện.
Tổ chức khai mạc sự kiện những bước cần triển khai
Tổ chức khai mạc sự kiện những bước cần triển khai

2.Khai mạc sự kiện

  • Đối với các sự kiện lớn, có thể có những lễ khai mạc riêng ( có thể xem như một sự kiện tương đối độc lập), còn đối với các sự kiện nhỏ, các công việc có liên quan đến khai mạc sự kiện bao gồm:
  • Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện:
  • Tạo sự thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia sự kiện
  • Tạo không khí sẵn sàng tham dự vào sự kiện.
  • Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến
  • Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã thống nhất
  • Gây được ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách mời và các thành viên tham gia sự kiện.
Tổ chức điều hành các hoạt động của sự kiện
Tổ chức điều hành các hoạt động của sự kiện
  • Xử lý các tình huống phát sinh trong sự kiện.
  • Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến.
  • Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện.
  • Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
  • Phối hợp giải quyết tình huống.
  • Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể.
  • Tránh để những trường hợp phát sinh trong sự kiện liên quan đến bộ phận kỹ thuật.
  • Kiểm tra kỹ các thiết bị tổ chức sự kiện trước khi diễn ra sự kiện.
  • Tránh để phát sinh những tình huống về nhân sự tổ chức sự kiện.
  • Cũng như chuẩn bị kỹ các mảng liên quan đến nhân sự tổ chức sự kiện.
  • Đảm bảo tốt các khâu trong sự kiện được vận hành một cách trơn chu, không xảy ra quá nhiều lỗi phát sinh trong một sự kiện.
  • Tình huống phát sinh luôn xảy ra bất chợp trong một sự kiện, chính vì vậy những sự chuẩn bị của nhà tổ chức sự kiện là rất cần thiết.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *