nhung ky nang to chuc su kien can co

Những kỹ năng cần có trong việc tổ chức sự kiện

Những kỹ năng cần có trong việc tổ chức sự kiện là một trong những kỹ năng quan trọng cần đòi hỏi nhiều kỹ năng khác trong cuộc sống, từ sự nhanh nhạy cho tới lối ứng biến linh hoạt, cao… tất cả những yếu tố này đều đòi hỏi một người tổ chức sự kiện cần phải có.

Những kỹ năng cần có trong việc tổ chức sự kiện
Những kỹ năng cần có trong việc tổ chức sự kiện

Những kỹ năng cần có trong việc tổ chức sự kiện

1.Kỹ năng quản lý

  • Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí, ngân sách đề ra để tổ chức sự kiện và rủi ro đi kèm sự kiện đã định tổ chức với những ràng buộc về luật pháp.
  • Văn hóa, đạo đức và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.

Một Event luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:

  • Hình thành chủ đề ( xây dựng chủ đề, lên ý tưởng) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật, khu vực tổ chức.
  • Văn hóa riêng của khách hàng, nguồn lực và những vấn đề vĩ mô như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, cách trang trí âm thanh ánh sáng, các kỹ  xảo, hiệu ứng đặc biệt.
  • Lên ý tưởng, viết kịch bản chương trình là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng.
  • Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công event với nhau.
  • Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khẩu tổ chức.
  • Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là các công việc cần,( ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình…). Bảng phân công công việc- thwofi hạn hoàn thành công việc.

Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài, theo kế hoạch và sự giám sát của các trưởng bộ phận.

Kỹ năng quản lý, là yếu tố quan trọng nhất trong việc tổ chức sự kiện
Kỹ năng quản lý, là yếu tố quan trọng nhất trong việc tổ chức sự kiện
  • Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để giải quyết tại chỗ.
  • Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho: dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại các vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho..
  • Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
  • Việc lên một kế hoạch, lịch trình chi tiết đến từng giây từng phút sẽ giúp tiết kiệm một khoảng thời gian khá lớn đối với toàn bộ ekip.
  • Việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ xảy đến với một việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

2.Sự linh hoạt, nhạy cảm và biết xoay chuyển tình thế đúng lúc

  • Theo quan điểm của tôi, đây là điều quan trọng nhất. Cùng với kinh nghiệm của nhiều năm theo nghề, sẽ luôn có một sự cố trong sự kiện đòi hỏi bạn phải có một sự nhanh nhạy để giải quyết chúng kịp thwofi.
  • Cho dù đó là một lỗi rất nhỏ như cái băng dính biến mất, lọ keo dùng để trang trí sân khấu bị hết, rồi banner bị nhòe màu,…
  • Bạn là chủ của sự kiện do vậy ngay cả những lỗi nhỏ như trên bạn cũng cần có kỹ năng để xử lý chúng một cách nhanh và thông minh nhất.

3.Những kỹ năng còn lại

3.1: Giao tiếp

  • Chia sẻ ý tưởng của bạn với mọi thành viên trong đội. Hãy ghi nhớ, trao đổi ý kiến dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau, không chà đạp lên ý kiến của người khác, không phớt lờ một ý tưởng nào nếu nó không đúng ý với bạn.
  • Tất cả các thành viên đều là một mảnh ghép quan trọng trong sự kiện của bạn và đi cùng bạn trên con thuyền dẫn đến thành công.

3.2:Niềm đam mê

  • Nếu không có đam mê, bạn sẽ không thể nào có đủ sự kiên trì để vượt qua những khó khăn, sự khắc nghiệt của nghề.
  • Tôi chỉ có thể dạy bạn cách quản lý thời gian chứ không thể dạy bạn sự đam mê vì nó phải xuất phát từ chính con người bạn. Hãy đọc các cuốn sách về ý tưởng tổ chức sự kiện để có thể lấy thêm cảm hứng.
Những kỹ năng quan trọng cần có trong việc tổ chức sự kiện
Những kỹ năng quan trọng cần có trong việc tổ chức sự kiện

3.3: Một ý chí kiên định

  • Bạn phải có khả năng bao quát mọi thứ, nắm rõ từng chi tiết nhỏ nhất trong sự kiện và đôi khi phải đảo ngược tình thế để mọi việc được diễn ra đúng kế hoạch.
  • Giải quyết vấn đề và những khó khăn một cách nhanh chóng. Sẽ không có quá nhiều thời gian để bạn có thể đưa ra một quyết định, do đó bạn cần một kỹ năng tổ chức sự kiện vững vàng sự nhạy cảm, tinh tế để giải quyết mọi việc nếu không may chúng không đi theo kế hoạch.
  • Bạn là chủ vì thế tất cả nhân viên sẽ nghe theo sự sắp xếp và quyết định của bạn, họ không muốn nhìn thấy một leader run rẩy, đưa ra những quyết định nóng vội và ngu xuẩn và vì thế hãy thể hiện bản lĩnh của một người làm chủ.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *