Những điều cần lưu ý khi kết thúc sự kiện

Tổ chức lễ bế mạc sự kiện

1: Kiểm tra kỹ lưỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện.

  • Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc và các nội dung, hạng mục kèm theo ( theo những thay đổi trong sự kiện- nếu có ).
  • Hoàn tất công tác chuẩn bị.
  • Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc( nếu có ).
  • Thu thập báo cáo về các hạng mục trong sự kiện.
  • Lập báo cáo tổng kết ( ví dụ báo cáo cho một cuộc thi đấu thể thao, một hội nghị chuyên đề…)
  • Chuẩn bị các tài liệu để phát cho khách mời.
  • Chuẩn bị các tài liệu để chuyển cho các cơ quan truyền thông, báo chí ( nếu có )
  • Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện.
  • Phối hợp với ban tổ chức sự kiện triển khai sự kiện theo kế hoạch đã định.
  • Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu ( kỷ yếu, báo cáo…về sự kiện hoặc thông tin mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải)..
  • Hoàn tất những ấn tượng tốt đẹp mà sự kiện mang tới cho khách mời và các thành viên tham gia sự kiện.
  • Xử lý các tình huống phát sinh:
  • Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến.
  • Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện.
  • Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống.
  • Phối hợp giải quyết tình huống.
  • Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể.
Chuẩn bị thật kỹ lưỡng những bước tổ chức lễ bế mạc tổng kết sự kiện
Chuẩn bị thật kỹ lưỡng những bước tổ chức lễ bế mạc tổng kết sự kiện

2:Tiễn khách

  • Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện: Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong ban tổ chức sự kiện và các nhân viên của tổ chức sự kiện tham gia việc chào, cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện.
  • Đưa đón hoặc hướng dẫn, hỗ trợ khách về nơi lưu trú của khách/ hoặc khu vực tổ chức liên hoan tổng kết ( nếu có ).
  • Trong trường hợp khách rời lễ bế mạc để quay về công việc tiễn khách xem như kết thúc. Trường hợp khách còn quay về nơi lưu trú xem xét các bước tiếp theo.
  • Chuẩn bị tiễn khách rời cơ sở lưu trú:
  • Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách.
  • Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách.
  • Thông báo cho đoàn khách thông tin cần thiết khi rời khách sạn/cơ sở lưu trú.
  • Thông báo thời gian chính xác làm thủ tục trả buồng và rời khỏi khách sạn/ cơ sở lưu trữ.
  • Thông báo thời gian nhân viên lễ tân báo thức nếu rời khách sạn vào sáng sớm.
  • Thông báo chính xác về thời gian và địa điểm xe đón đoàn.
  • Nhắc nhở kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc.
  • Tổ chức vận chuyển khách từ cơ sở lưu trú ra sân bay/nhà ga/ bến xe/ cửa khẩu…
  • Nhân viên đưa tiễn khách ( nếu có và theo sự phân công ) nên có một số câu hỏi về hoạt động tham gia sự kiện của khách.
  • Tuyên truyền quảng cáo về chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện.
  • Chia tay khách: Giúp khách vận chuyển, sắp xếp hành lý.
  • Giúp khách làm thủ tục xuất cảnh và gửi hành lý.
  • Chúc khách thượng lộ bình an
  • Cảm ơn ( nếu có yêu cầu ); chào tạm biệt khách.
  • Xử lý các tình huống phát sinh ( nếu có ).
  • Thanh toán quyết toán sự kiện
  • Tổng hợp về các khoản chi phí trong sự kiện.
  • Tập hợp và diễn giải đầy đủ tất cả các chi phí phát sinh thực tế trong sự kiện.
  • Địa điểm, ngày tháng, tên người quản lý chi/ người chi
  • Khoản tiền chi, lý do chi.
Những điều cần lưu ý khi kết thúc sự kiện
Những điều cần lưu ý khi kết thúc sự kiện
  • Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện:
  • Kiểm tra lại chi tiết các điều khoản về thanh toán trong hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện.
  • Tập hợp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ…có liên quan.
  • Thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất/ hoặc các khoản chi phí phát sinh ngoài dự toán ngân sách.
  • Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện( lưu trú, ăn uống, vận chuyển…) và các đối tác khác tham gia tổ chức sự kiện:
  • Kiểm tra lại chi tiết các điều khoản về thanh toán/ chất lượng dịch vụ trong hợp đồng cung ứng dịch vụ.
  • Xem xét kỹ lưỡng, chi tiết các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, xem hợp đồng cung ứng dịch vụ..có liên quan.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *